Mødekultur

Lær at lytte til dine kollegaer

Træt af opslidende diskussioner og himmelvendte øjne på personalemøderne? Brug dialogen og lær at lytte til hinanden. Det kræver en del øvelse, men resultatet er det hele værd

Af Eva Tangø-Brandt, redaktionen@sl.dk
Illustration: Peter Hermann

Den største brøler på et personalemøde er, når medarbejderne ikke lytter ordentligt til hinanden.

Proceskonsulent Charlotte Vestergaard fra konsulenthuset Authentica kender udmærket til problematikken med dårlige personalemøder. Som mangeårig konsulent for offentlige og private virksomheder har hun siddet over for mange medarbejdere og ledere, der har haft brug for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø, herunder personalemøderne".

For Charlotte Vestergaard starter de første skridt på vejen mod de gode personalemøder med, at medarbejderne lærer og forstår dialogens præmisser og siger farvel til de opslidende diskussioner, der tit ødelægger stemningen og effektiviteten – og i værste fald forringer det psykiske arbejdsmiljø.

-Det er virkelig en øjenåbner for medarbejderne at lære at se forskellen på dialogen og diskussionen, understreger Charlotte Vestergaard. Hun forklarer, at hvor man i en diskussion typisk fokuserer på fejl i kollegernes holdninger og argumenter og med næb og kløer forsvarer sine egne løsninger, så forholder det sig omvendt med dialogen.

-I dialogen søger medarbejderne efter det væsentlige i det, den anden siger, og man er åben over for muligheden for, at der findes nye og bedre løsninger, forklarer Charlotte Vestergaard og fortsætter.

-Det er vigtigt at huske, at visdommen ikke ligger rundt om bordet, men inde midt på bordet. Og udfordringen ligger i at få medarbejderne til at lytte og forstå, hvad kollegerne siger, for alle sidder inde med gode ideer og tanker, der kan bruges.

A lle kommer til orde
En af de metoder, som Charlotte Vestergaard med succes benytter, når hun lærer medarbejdere at bruge dialogen på personalemøderne, er den strukturerede gruppedialog. Tanken er, at alle kommer til orde, når man skal blive enige eller få ideer til et bestemt emne på dagsordenen.

-Metoden er god, fordi man har en mødeleder, der strukturerer dialogen mellem medarbejderne gennem brobyggende spørgsmål. Resultatet er, at alle bliver hørt, og ingen får lov til at sidde og tale i øst og vest, forklarer Charlotte Vestergaard.

Hun gør samtidig opmærksom på, at den strukturerede gruppedialog ikke er en mødeform, men en metode, der er velegnet til de emner på personalemødet, hvor der kan være mange forskellige holdninger blandt medarbejderne, og hvor det er vigtigt, at alle kommer til at føle et ejerskab for de beslutninger, der træffes. Charlotte Vestergaard erkender, at det kræver en del øvelse og træning at indføre denne dialogform og påpeger, at metoden kan skabe frustration og irritation blandt nogle.

-De brobyggende spørgsmål tvinger folk til at lytte, og de medarbejdere, der er vant til at fylde og tale meget, og som har mest prestige på arbejdspladsen, kan godt blive irriterede og frustrerede, fordi de pludselig føler, at de ikke længere er i centrum. Nogle oplever, at de får mundkurv på, men det har de måske i virkeligheden også brug for, siger Charlotte Vestergaard.

Søg hjælp udefra
Charlotte Vestergaard er ikke i tvivl om værdien af den strukturerede gruppedialog. Hun har forsøgsvis tjekket metoden ved at lade medarbejderne evaluere et “almindeligt” personalemøde for senere at evaluere et personalemøde, hvor hun brugte den strukturerede gruppedialog.

-Mine erfaringer viser, at når personalet evaluerer de to forskellige mødeformer, så er der en klart højere pointscore blandt medarbejderne ved den strukturerede dialog, også selvom metoden ikke er helt enkel i starten, siger Charlotte Vestergaard. 

Hun er ikke i tvivl om, at det kan være en stor gevinst for medarbejderne at få lidt hjælp udefra til at se kommunikationen på arbejdspladsen

-herunder personalemødet – grundigt efter i sømmene.

-Det er vigtigt at hjælpe medarbejderne og lederne til at se, at de selv har nøglen til at løse problemerne. Og jeg minder dem altid om, at det handler om den værdsættende holdning til hinanden, og at man gearer sig ind på at være positiv i stedet for kun at se begrænsningerne, siger Charlotte Vestergaard og påpeger, at dårlige personalemøder ofte hænger sammen med den samlede kommunikation og den mere eller mindre positive indstilling til hinanden.

-Hvis det psykiske arbejdsmiljø knager i fugerne, så er dårlige personalemøder blot et symptom på det, for det hele hænger sammen, siger Charlotte Vestergaard.

Læs mere på www.authentica.dk